zarządzenie nr 39/07

starosty suwalskiego

z dnia 9 lipca 2007 r.

       w sprawie określenia zasad przebywania pracowników oraz innych osób w budynku Starostwa Powiatowego w Suwałkach oraz procedur postępowania dotyczących zabezpieczenia pomieszczeń

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.)zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady przebywania pracowników w budynku Starostwa Powiatowego w Suwałkach, w tym poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy oraz procedury postępowania dotyczące zabezpieczenia pomieszczeń.

2. Zasady ochrony danych osobowych określa zarządzenie Starosty Suwalskiego
w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa w zakresie danych osobowych.

3. Zasady ochrony informacji niejawnych określa Plan Ochrony Informacji Niejawnych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Starostwie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Suwałkach,

2) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Starostwa, jak również pracownika podmiotu zajmującego na podstawie umowy pomieszczenia biurowe w budynku przy
ul. Świerkowej 60,

3) wydziale – należy przez to rozumieć również samodzielne stanowisko pracy,

4) budynku Starostwa – należy przez to rozumieć część nieruchomości zabudowanej położonej w Suwałkach, przy ul. Świekowej 60,

§ 3. 1. Z uwagi na publiczny charakter działania Starostwa w czasie jego pracy nie obowiązuje system przepustek,  ani też inny sformalizowany system określający uprawnienia do wejścia, przebywania i wyjścia z budynku Starostwa.

2. W związku z ust.1 wynika szerszy zakres obowiązków dla wszystkich pracowników w godzinach pracy Starostwa, a w szczególności:

1) zwracanie uwagi na zachowanie osób wchodzących i wychodzących z budynku Starostwa,

2) reagowanie na wejście do budynku i przebywanie w budynku Starostwa osób będących pod wpływem działania alkoholu lub innych środków odurzających,

3) reagowanie na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku Starostwa,

4) reagowanie na próby wnoszenia do budynku Starostwa przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenie itp.,

5) natychmiastowe reagowanie, poprzez powiadomienie odpowiednich służb oraz osób
o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub zniszczenia mienia.

§ 4. Otwarcia budynku dokonuje wyznaczony pracownik na podstawie upoważnienia wydanego przez Starostę, nie wcześniej niż na 30 minut przed godziną rozpoczęcia pracy Starostwa.

§ 5. 1. Pracownik, który pobrał klucz(e) od pomieszczenia(eń ), przed uruchomieniem zamków sprawdza od strony wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpieczeń zastosowanych   przy zamykaniu pomieszczeń.

2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego
i komputerowego, a także składowanej   w   tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia.

3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust.1 i 2 , pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego przełożonego, pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjno-gospodarczym oraz Sekretarza Powiatu.

4.  Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracowniku
(pracownikach) tych pomieszczeń, w których usytuowane jest(są) jego(ich) miejsce(a) pracy spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę pomieszczeń biurowych w godzinach pracy Starostwa.

5. Zasady opuszczania pomieszczeń biurowych - stanowiska pracy - w godzinach pracy określają odrębne unormowania zawarte w Regulaminie Pracy Starostwa.

§ 6. 1. Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy Starostwa zobowiązani są do uporządkowania swoich stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych  rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na :

1) zabezpieczeniu dokumentacji,

2) zabezpieczeniu komputerów i nośników pamięci,

3) wyłączeniu wszystkich urządzeń energetycznych zasilanych energią elektryczną,
( grzejniki, czajniki, wentylatory itp.)  zgodnie z zasadami bhp i ppoż,

4) zamknięciu okien i drzwi,

5) zdaniu kluczy od pomieszczeń pracownikowi znajdującemu się w Biurze Obsługi Klienta.

2. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.

3. Zasady przechowywania oraz wydawania kluczy zapasowych od biurek stanowiskowych i szaf biurowych określi naczelnik wydziału lub bezpośredni przełozony samodzielnego stanowiska pracy.

§ 7. Do otwierania pomieszczeń dla potrzeb wykonania czynności związanych ze sprzątaniem wykorzystywane są klucze zdane przez pracowników z zastrzeżeniem unormowań wynikających z § 1 ust. 2 i 3.

§ 8. Pracownicy mogą przebywać w budynku Starostwa bez zezwolenia przełożonych
w godzinach ustalonych w Regulaminie Pracy Starostwa Powiatowego w Suwałkach oraz do 15 minut przed rozpoczęciem pracy i do 15 minut po zakończeniu pracy.

§ 9. 1. Osoby biorące udział w szkoleniach, seminariach, konferencjach itp. organizowanych w Sali Konferencyjnej Starostwa mogą przebywać w budynku Starostwa wyłącznie w dniach i godzinach wskazanych przez organizatora.

2. Z wnioskiem o wyrażenie zgody na przebywanie w budynku Starostwa poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy występuje wydział odpowiedzialny za organizację (współorganizację) lub będący uczestnikiem szkolenia (seminarium, konferencji itp.), wskazując jednocześnie we wniosku pracownika odpowiedzialnego za zabezpieczenie budynku Starostwa, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W przypadkach kiedy żaden z wydziałow nie jest organizatorem (współorganizatorem, uczestnikiem) szkolenia (seminarium, konferencji itp.) z właściwym wnioskiem występuje pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw administracyjno-gospodarczych.

§ 10. Prawo przebywania w budynku Starostwa po godzinach urzędowania mają:

1) Starosta,

2) Wicestarosta,

3) Sekretatrz Powiatu,

4) pracownicy zatrudnieni na stanowiskach obsługi,

5) pracownicy wytypowani do powiadamiania w przypadku alarmu w budynku Starostwa.

§ 11. 1. Pracownik może przebywać w budynku Starostwa poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy wyłacznie:

1) na polecenie służbowe,

2) na wniosek własny, w uzgodnieniu z Naczelnikiem Wydziału (lub bezpośrednim przełożonym) i Sekretarzem Powiatu, po uzyskaniu zgody Starosty lub Wicestarosty.

2. Fakt przebywania poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy zgłasza się pracownikowi Wydziału Organizacyjnego zatrudnionemu na stanowisku ds. administracyjno-gospodarczych:

1)      do godziny 12  ⁰⁰ dnia, w którym pracownik zamierza przebywać w budynku Starostwa poza godzinami pracy,

2)      do godziny 10⁰⁰ dnia przed dniem wolnym od pracy, w którym pracownik zamierza przebywać w budynku Starostwa.

3. Pracownik, który pozostaje w budynku Starostwa poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy powinien postepować zgodnie z instrukcją otrzymaną od pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. administracyjno-gospodarczych.

4. Wzór wniosku o wyrażenie zgody na przebywanie w budynku Starostwa po godzinach pracy i w dni wolne od pracy stanowi załacznik do ninieszego zarządzenia.

§ 12. Wprowadzanie przez pracownika do budynku Starostwa, po godzinach pracy
i w dni wolne od pracy osób niezatrudnionych w Starostwie, wymaga zgody Starosty lub Wicestarosty.

§ 13. Za prawidłowe zabezpieczenie pomieszczenia, w kórym odbywa się narada, posiedzenie lub szkolenie, odpowiada pracownik obsługujący dane spotkanie lub pracownik wskazany we wniosku o wyrażenie zgody na przebywanie w budynku Starostwa po godzinach pracy i w dni wolne od pracy.

§ 14. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

S T A R O S T A

/-/ Szczepan Ołdakowski