zarządzenie nr 58/07

starosty suwalskiego

z dnia 29 listopada 2007 r.

    w sprawie ramowych procedur wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro

Na podstawie art. 35 ust. 2 – 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz.2104 z późn. zm.), w zwiazku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz.1163
z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

 

rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Suwałkach, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 14.000 euro.

2. Do określenia wartości szacunkowej zamówienia publicznego stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).

3.  Zamówienia publiczne, o których mowa w ust. 1 mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych w niniejszym zarządzeniu, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).

§ 2. 1. Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

2. Wydatkując środki publiczne należy kierować się regułą poszukiwania wykonawców (dostawców) na zasadach konkurencyjnych, dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty.

§ 3. Ilekroć mowa w niniejszym zarządzeniu o:

1) Starostwie – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Suwałkach,

2) Staroście – należy przez to rozumieć Starostę Suwalskiego,

3) ustawie o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),

4) Prawie zamówień publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.),

5) naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału Starostwa jak również bezpośredniego przełożonego samodzielnego stanowiska pracy,

6) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Starostwa merytorycznie odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia publicznego.

rozdział 2

Procedury udzielania zamówienia publicznego poniżej 14.000 euro

§ 4. 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie:

1) zamówienia o wartości do 200,- zł (brutto),

2) zamówienia o wartości poniżej 3.000 euro,

3) zamówienia o wartości powyżej 3.000 euro a poniżej 14.000 euro.

2. Ze względu na efektywność, skuteczność i racjonalność wydatkowanie środków publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, wydatkowanie może odbywać się jako zamówienia cykliczne realizowane w układzie okresowych zamówień.

 

Oddział 1

Szczegółowa procedura udzielania zamówienia publicznego o wartości do 200 zł

 

§ 5. 1. Udzielenie zamówienia publicznego o wartości do 200,- zł (brutto) odbywa się na podstawie procedury uproszczonej.

2. Pracownik może udzielić zamówienia publicznego o wartości do 200,- zł poprzez ustne zamówienie.

§ 6. Celowość i zasadność wydatkowania środków publicznych pracownik uzgadnia z naczelnikiem.

§ 7. Wydatek, o którym mowa w § 5 winien być zgodny z planem finansowym Starostwa.

 

Oddział 2

Szczegółowa procedura udzielania zamówienia publicznego o wartości do 3000 euro

 

§ 8. 1. Procedurę udzielenia zamówienia publicznego o wartości do 3.000 euro, zwaną w dalszej treści zarządzenia „rozeznaniem cenowym”, rozpoczyna zaakceptowany przez Starostę wniosek o wydatkowanie środków publicznych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 winien zawierać:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2) wartość szacunkową zamówienia wyrażoną w złotych i euro,

3) termin realizacji przedmiotu zamówienia,

4) potwierdzenie zgodności wydatków z planem finansowym,

3. Wzór wniosku stanowi załacznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 9. 1. Wniosek o wydatkowanie środków publicznych sporządza pracownik.

2. Wniosek wymaga:

1) kontrasygnaty Skarbnika Powiatu w zakresie zgodności wydatków z planem finansowym,

2) potwierdzenia przez naczelnika celowości i zasadności wydatkowania środków publicznych.

§ 10. 1. Do wniosku pracownik załącza notatkę służbową zawierajacą m.in.:

1) datę ustalenia wartości zamówienia,

2) podstawę ustalenia wartości zamówienia.

2. Wzór notatki stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 11. 1. Pracownik przeprowadza rozeznanie cenowe poprzez dokonanie analizy ogólnie dostępnych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia oraz wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia.

2. Przez ogólnie dostępne informację dotyczące przedmiotu zamówienia rozumie się informacje uzyskane m.in. z otrzymanych wcześniej od wykonawców ofert (folderów reklamowych), ze stron www wykonawców oraz bezpośrednio od  wykonawców np. fax, mail. 

3. Udokumentowaniem przeprowadzonego rozeznania cenowego, o którym mowa w ust. 1 jest sporządzony protokół z przeprowadzonego rozeznania cenowego zawierający:

1) przedmiot zamówienia,

2) wartość szacunkową zamówienia,

3) nazwy i adresy wykonawców, u których dokonano rozeznania cenowego;

4) uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty.

4. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 3 stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 12. 1. Dokumentację z przeprowadzonego rozeznania cenowego pracownik przedkłada Staroście celem zatwierdzenia.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 składa się z:

1) wniosku o wydatkowanie środków publicznych, o którym mowa w  8 ust. 2,

2) protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego, o którym mowa w § 11 ust. 2,

3) oświadczenia pracownika, o którym mowa w § 28 ust.2.

3. Do dokumentacji może być dołaczony projekt umowy zaopiniowany przez radcę prawnego, zawierający kontrasygnatę Skarbnika Powiatu.

§ 13. Na uzasadniony wniosek naczelnika Starosta może wyrazić zgodę na zastosowanie do wydatków o wartości do 3.000 euro procedur określonych w Oddziale 3.

 

Oddział 3

Szczegółowa procedura udzielania zamówienia publicznego o wartości  powyżej
3.000 euro a poniżej 14.000 euro

 

§ 14. 1. Procedurę udzielenia zamówienia publicznego o wartości powyżej 3.000 euro a poniżej 14.000 eoro, zwaną w dalszej treści zarządzenia „zapytaniem ofertowym”, rozpoczyna zaakceptowany przez Starostę wniosek o wydatkowanie środków publicznych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 winien zawierać:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2) kod numeryczny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV),

3) termin realizacji przedmiotu zamówienia,

4) wartość szacunkową zamówienia wyrażoną w złotych i euro,

5) potwierdzenie zgodności wydatków z planem finansowym,

3. Wzór wniosku stanowi załacznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

§ 15. 1. Wniosek o wydatkowanie środków publicznych sporządza pracownik.

2. Wniosek wymaga:

1) kontrasygnaty Skarbnika Powiatu w zakresie zgodności wydatków z planem finansowym,

2) potwierdzenia przez naczelnika celowości i zasadności wydatkowania środków publicznych.

§ 16. 1. Do wniosku pracownik załącza notatkę służbową zawierajacą m.in.:

1) datę ustalenia wartości zamówienia,

2) podstawę ustalenia wartości zamówienia.

2. Wzór notatki służbowej stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 17. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach naczelnik może wystąpić do Starosty
z umotywowanym wnioskiem o powołanie komisji przetargowej.

2. Wniosek powinien zawierać propozycję składu oraz zadań komisji.

3. Wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej stanowi załacznik Nr 5 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 18. 1. Pracownik przeprowadza pisemne zapytanie ofertowe poprzez zaproszenie do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty.

2. Wymóg konkurencyjności uważa się za spełniony jeżeli zaproszono do składania ofert co najmniej 3 wykonawców.

3. Wzór oferty składanej przez wykonawcę stanowi załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.

4. Udokumentowaniem przeprowadzonego zapytania ofertowego, o którym mowa w ust. 1 jest sporządzony protokół z przeprowadzonego zapytania ofertowego zawierający:

1) przedmiot zamówienia,

2) wartość szacunkową zamówienia,

3) nazwy i adresy wykonwców, którzy złożyli oferty;

4) zaproponowane ceny oraz ewnetualnie inne kryteria, które zostały wskazane w zaproszeniu do złożenia oferty,

5) uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty.

5. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 3 stanowi załącznik Nr 7 do niniejszego zarządzenia.

§ 19. 1. Dokumentację z przeprowadzonego zapytania ofertowego pracownik przedkłada Staroście celem zatwierdzenia.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 składa się z:

1) wniosku o wydatkowanie środków publicznych, o którym mowa w  14 ust. 2,

2) protokołu z przeprowadzonego zapytania ofertowego, o którym mowa w § 18 ust. 3,

3) oświadczenia pracownika, o którym mowa w § 28 ust. 2.

4) projektu umowy zaopiniowanego przez radcę prawnego, zawierającego kontrasygnatę Skarbnika Powiatu.

 

Oddział 4

Zamówienia cykliczne

 

§ 20. 1. Przez zamówienie cykliczne należy rozumieć zamówienie, które ze względu na efektywność, skuteczność i racjonalnośc winne być raelizowane w okresach krótszych niż jeden rok.

2. Zastosowanie zamówienia cyklicznego nie może powodować naruszenia Prawa zamówień publicznych, a w szczególności w zakresie dzielenia zamówienia na części lub zaniżania wartości zamówienia.

3. Okres, o którym mowa w ust. 1 nie może być krótszy niż jeden miesiąc

§ 21. W ramach zamówień cyklicznych mogą być realizowane wyłącznie zamówienia publiczne przedmiotem, których jest wyłącznie dostawa lub usługa w zakresie:

1) materiałów biurowych (papier, tonery, teczki, segregatory itp.),

2) materiałów związanych z eksploatacją i bieżącym utrzymaniem budynku Starostwa (środki czystości, materiały do drobnych napraw, remontów i konserwacji),

3) materiałów związanych z bieżącą eksploatacją sprzętu komputerowego (płyty CD, DVD, urządzenia sterujące tzw. myszki, klawiatury itp.),

4)  materiałów związanych z eksploatacją i bieżącym utrzymaniem środków transportowych (paliwo, oleje, środki czystości, myjnia itp.),

5) innych wydatków uzgodnionych ze Skarbnikiem Powiatu.

§ 22. 1. Procedurę udzielenia zamówienia cyklicznego rozpoczyna zaakceptowany przez Starostę wniosek o wydatkowanie środków publicznych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 winien zawierać:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

2) termin realizacji przedmiotu zamówienia,

3) wartość szcaunkową zamówienia wyrażoną w złotych i euro,

4) proponowany układ udzielenia zamówienia publicznego,

5) potwierdzenie zgodności wydatków z planem finansowym,

3. Wzór wniosku stanowi załacznik Nr 8 do niniejszego zarządzenia.

4. Dopuszcza się realizowanie zamówień cyklicznych w układzie procedury uproszczonej, których wartość nie przekracza 500,-zł (brutto).

§ 23. 1. Wniosek o wydatkowanie środków publicznych sporządza pracownik.

2. Wniosek wymaga:

1) kontrasygnaty Skarbnika Powiatu w zakresie zgodności wydatków z planem finansowym,

2) potwierdzenia przez naczelnika celowości i zasadności

3) wydatkowania środków publicznych oraz możliwości zastosowania zamówienia cyklicznego.

§ 24. 1. Do wniosku pracownik załącza notatkę służbową zawierajacą m.in.:

1) datę ustalenia wartości zamówienia,

2) podstawę ustalenia wartości zamówienia.

2. Wzór notatki służbowej stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§ 25. Dalsze postępowanie o udzielenie zamówienia cyklicznego prowadzone jest na zasadach określonych dla trybu w zatwierdzonym wniosku.

rozdział 3

Obowiązki pracowników

§ 26. 1. Obowiązkiem pracownika jest:

1) dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z zasadami art. 35 ustawy o finansach publicznych;

2) bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

3) przekazanie Skarbnikowi Powiatu kserokopii zatwierdzonego przez Starostę wniosku, o którym mowa w § 8 ust. 2, § 14 ust. 2 i § 22 ust. 2;

4) właściwe przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia publicznego.

2. Pracownik odpowiada również za zgodność wykonania zamówienia na dostawy lub usługi z jego opisem oraz za odbiór jakościowy.

§ 27. Pracownikowi nie wolno:

1) opisywać przedmiot zamówienia w sposób, który utrudnia uczciwą konkurencję,

2) przeprowadzać postepowanie o udzielenie zamówienia z naruszeniem zasady jawności,

3) nie przestrzegać terminów określonych w niniejszym zarządzeniu,

4) wykluczać wykonawcę z postępowania o udzielenia zamówienia z naruszeniem zasad jawności.

§ 28. 1. Pracownik podlega wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli:

1) pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegajacych się o udzielenie zamówienia;

2) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia  pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i był członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegajacych się o udzielenie zamówienia;

3) pozostaje z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

2.  Pracownik składa, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1.

3. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 9 do niniejszego zarządzenia.

§ 29. Naczelnik odpowiada za celowość i zasadność zakupu dostaw, usług i robót budowlanych.

§ 30. Skarbnik Powiatu każdorazowo potwierdza zabezpieczenie środków finansowych na realizację określonych zakupów oraz odpowiada za warunki i terminy płatności od dnia otrzymania dokumentu stanowiącego podstawę dokonania zapłaty.

 

rozdział 4

Postanowienia końcowe

 

§ 31. Do umów zawieranych w w sprawach wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 32. 1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień zarządzenia powierza się naczelnikom.

2. W terminie 7 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia naczelnicy zapoznają pracowników wydziału z jego treścią

§ 33. 1. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

2. W terminie 14 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia Sekretarz Powiatu przeprowadzi szkolenie pracowników wydziałów odpowiedzialnych za realizację wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro

§ 34. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

S T A R O S T A

/-/ Szczepan Ołdakowski